Le devis et la facture sont deux éléments essentiels à la gestion d’une micro-entreprise. Plus qu’un simple document qui présente en détail les prestations d’un professionnel, le devis joue aussi un rôle important dans la relation client et la comptabilité au sein d’une entreprise. De son côté, la facture justifie la transaction commerciale. Elle permet de suivre les entrées de trésoreries de l’entreprise et d’évaluer sa rentabilité. Il s’agit en effet d’un document commercial, comptable et juridique indispensable à la santé financière et à la réussite de l’entreprise. Ce guide vous aidera à tout comprendre sur les devis et les factures en micro-entreprise.
Le devis est un document présentant en détail les prestations d’un professionnel et leur coût. Il informe le client sur le montant de l’offre qu’il souhaite bénéficier, lui permet de faire un comparatif et de s’engager avec plus de certitude auprès du professionnel de son choix. Il ne s’agit pas d’un contrat, mais une fois que le client l’aurait signé, le devis devient contractuel. Il faudra alors que le professionnel lui fournisse le produit ou service indiqué, conformément à sa description dans le devis. De son côté, le client s’engage à payer le montant convenu au moment de la livraison.
Il existe 3 types de devis : devis descriptif, devis quantitatif et devis estimatif. Pour les micro-entreprises, le devis doit obligatoirement comporter les éléments suivants :
Le devis possède la même valeur juridique qu’un contrat. En principe, il ne peut pas être résilié après la signature, sauf sous certaines conditions comme le non-respect des délais ou des modalités d’exécution. Certaines conditions autorisent aussi la modification du devis avec un avenant. Quant à la durée de validité du devis, il est de 3 mois en moyenne s’il s’agit d’un devis non signé. Pour un devis signé, sa durée de validité correspond généralement au délai d’exécution de la prestation.
Actuellement, il existe de nombreux logiciels de facturation pour auto-entrepreneur permettant d’établir un devis gratuitement et en toute simplicité. Certains logiciels disposent d’une fonctionnalité d’édition permettant de transformer le devis en facture en seulement quelques minutes. Si ce n’est pas le cas, il faut d’abord créer le devis en se basant sur les besoins du client. Une fois le devis accepté, il faudra créer la facture en reprenant l’ensemble des éléments du devis, mais avec la mention Facture à la place du Devis, le numéro de facture à la place du numéro du devis, etc. L’avantage de transformer le devis en facture, c’est la certitude d’avoir mis les informations exactes sur la facture. C’est plus rapide et vous pouvez éviter les impayés grâce à votre réactivité.
Tout comme le devis, facturer en tant qu'auto-entrepreneur doit aussi répondre à des obligations que vous devez respecter pour éviter les sanctions. Les mentions obligatoires qui doivent s’y afficher sont :
Hormis les mentions obligatoires, d’autres mentions doivent aussi figurer dans la facture pour certains cas particuliers :
En cas d’impayé ou retard de paiements, vous pouvez réagir en suivant les étapes suivantes :
Puisque ces démarches peuvent vous causer des pertes de temps et d’argent, vous pouvez limiter les risques d’impayés en suivant ces quelques astuces :
En somme, le devis et la facture sont des documents qui vous permettront d’instaurer la confiance avec vos clients et assurer une meilleure gestion de votre comptabilité. Vous devez conserver vos factures pendant dix ans, sous format papier ou électronique.
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