Se former pour mieux performer : comment en faire la demande lors de votre entretien professionnel ?

L’entretien professionnel constitue un outil précieux dans la gestion des ressources humaines au sein de l’entreprise. Il permet à l’employeur d’identifier les besoins en formation professionnelle en entreprise, qui à son tour favorise le développement des compétences des salariés. Toutefois, pour que l’entretien soit opérant, il doit être bien organisé. Celui qui mène l’entretien doit se préparer. Il doit également informer le salarié au moyen d’une convocation afin qu’il puisse aussi se préparer.

Quelle est la différence entre l'entretien annuel et l'entretien professionnel ?

Il existe une réelle nuance entre l'entretien annuel et l'entretien professionnel.

Comment l’entretien annuel fonctionne-t-il ?

L’entretien annuel est effectué généralement pour tous les salariés de l’entreprise. Il peut se tenir une ou deux fois par année. Il n’est pas obligatoire, sauf s’il y a un accord ou une convention collective qui le mentionne. C’est un entretien individuel sous forme de dialogue entre l’employeur et un salarié.

Son objectif principal est d’évaluer les compétences et les performances du salarié, de relever ses réalisations et ses forces ainsi que de faire un échange sur les ambitions et les objectifs pour l’année à venir. Cet entretien représente aussi une occasion pour le salarié de négocier une augmentation de salaire ou une promotion, de solliciter une affection, un changement de poste et une amélioration de la qualité de vie au travail.

Qu’est-ce qu'un entretien professionnel ?

En revanche, l’entretien professionnel est organisé tous les 2 ans pour chaque salarié dans l’entreprise. En effet, un nouvellement embauché doit passer un entretien professionnel après 2 ans d’ancienneté, peu importe son type de contrat. Conformément à l’article L.6315-1 du Code du travail, cet entretien est obligatoire.

Il a un objectif plus large que l’entretien annuel d’évaluation. Principalement, il vise à déterminer les perspectives d'évolution professionnelle, à identifier les besoins en termes de formation professionnelle pour chaque salarié en prenant en compte les objectifs de l’entreprise. Il existe différents types d’entretien professionnel, notamment :

• L’entretien professionnel biennal : Il s’agit de l’entretien professionnel tous les 2 ans à partir de la date d’entrée du salarié dans l’entreprise. Le deuxième entretien se tient lors de sa quatrième année d’ancienneté.
• Le bilan à 6 ans : Ce bilan se tient lors du 3ème entretien professionnel du salarié. Il consiste à effectuer un récapitulatif des certifications acquises, des formations et des progressions bénéficiées par le salarié au cours des 6 dernières années. Il concerne les entreprises qui emploient au moins 50 salariés.
• L’entretien de reprise d’activité : il peut s’agir de l’entretien après un arrêt maladie de plus de 6 mois, un congé de maternité, un congé parental, un congé d’adoption et un congé sabbatique, un congé de proche aidant et un mandat syndical.

Qui peut faire passer un entretien professionnel ?

Le choix de la personne qui fait passer l’entretien professionnel revient à l’entreprise. Il dépend de sa configuration structurelle. Dans le cas général, c’est un responsable hiérarchique direct du salarié qui mène l’entretien professionnel. Cela peut être son supérieur hiérarchique ou son manager. Par ailleurs, un représentant des ressources humaines peut également le conduire.

L’entretien professionnel peut se tenir entre le salarié et plus d’une personne du côté de l’employeur. Alors, il est tout à fait possible que le supérieur hiérarchique du salarié ou le responsable des ressources humaines mène l’entretien et que le responsable formation ou un représentant de l’équipe en charge du développement des compétences y participe.

Le plus important est que la personne qui fait passer l’entretien professionnel maîtrise les procédures adéquates. Une formation peut même avoir lieu pour permettre à celui qui mène l’entretien d’éviter les habitudes évaluatives.

Si aucun représentant du service des ressources humaines n’est présent pendant l’entretien professionnel, le manager ou le supérieur hiérarchique ou celui qui mène l’entretien doit transmettre les synthèses du déroulement de l’au service des ressources humaines.

Comment vous préparer à un entretien professionnel ?

Avant un entretien professionnel, il y a une préparation à faire que ce soit du côté de l’employeur ou de l’employé.

La préparation côté de l’employeur

Pour que l’objectif de l’entretien professionnel soit atteint, celui qui le mène doit établir à l’avance une grille qui servira de fil conducteur. Cette grille rassemble tous les sujets à aborder lors de l’entretien et même tous les détails respectifs. Voici les points forts à préciser dans la grille pour qu’aucun sujet ne soit omis :

• Le type d’entretien : il faut toujours préciser si c’est un entretien professionnel périodique ou un entretien dans le cadre d’une reprise d’activité.
• Les renseignements sur le salarié : sa date d’entrée au sein de l’entreprise, son ancienneté, son poste et ses principales missions.
• Les difficultés rencontrées par le salarié dans l’exercice de sa fonction.
• Les missions les plus appréciées par le salarié.
• La date du dernier entretien et les différentes formations professionnelles suivies par le salarié au cours des deux dernières années. Il est aussi important de prendre en compte les certifications professionnelles obtenues ainsi que leurs applications sur la vie professionnelle du salarié.
• Le projet professionnel du salarié
• Les besoins de formation, mais aussi les opportunités de formation au sein de l’entreprise.

A noter : Avant la préparation, l’employeur doit informer le salarié de la tenue de l’entretien professionnel à partir d’une convocation. Il doit aussi préparer tous les documents ou les outils nécessaires pour l’entretien, notamment la fiche de poste du salarié, les pièces sur toutes les actions mises en œuvre après le dernier entretien.

La préparation du côté du salarié

Dès la réception de la convocation, le salarié doit aussi se préparer pour rendre l’entretien professionnel effectif. Pour cela, il doit tenir en main les documents suivants :

• Sa fiche de poste,
• La synthèse du dernier entretien ou de tous les précédents entretiens professionnels,
• Les formations suivies et les certifications déjà acquises,
• La liste de ses missions, ses compétences ainsi que les compétences à développer pour pouvoir évoluer.

A part ces documents, il doit également s’informer et réfléchir sur les points ci-après :

• Réfléchir sur son plan de développement professionnel et son projet d’évolution.
• Réfléchir sur ses besoins en formation. Parmi ces besoins, la validation des acquis de l’expérience (VAE), les formations diplômantes ou certifiantes, le bilan de compétence, etc.
• S’informer sur les projets de l’entreprise où il travaille.
• Se renseigner sur les dispositifs de formation ainsi que les actions de formation au sein de l’entreprise.

Comment convoquer un salarié à un entretien professionnel ?

La convocation du salarié dans le cadre de l’entretien professionnel est imposée par le Code du travail. Pour une traçabilité administrative, elle doit être effectuée par écrit. L’employeur peut par exemple envoyer un mail avec accusé de réception, une lettre recommandée avec accusé de réception ou remettre en main propre la convocation contre une décharge.

Cette convocation doit de préférence être reçue par le salarié des jours au préalable. De cette façon, le salarié aura le temps de se préparer. Elle doit mentionner la date, l’heure, le lieu et l’objectif de l’entretien. Elle peut aussi préciser son déroulement et les points à aborder.